Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych do Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej
25 grudnia 2024 r. weszły w życie regulacje dotyczące możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
W związku z tym Dyrektor Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej wydał zarządzenie w sprawie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej, do którego załącznik stanowi procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa w Mazowieckim Centrum Polityki Społecznej (zwana dalej: procedurą zgłoszeń zewnętrznych). Pełna treść zarządzenia oraz ww. procedury dostępna jest pod tekstem.
Zachęcamy do zapoznania się z najważniejszymi informacjami w zakresie zgłoszeń zewnętrznych przed podjęciem decyzji o dokonaniu zgłoszenia oraz do skorzystania w pierwszej kolejności z procedury zgłoszeń wewnętrznych, zwłaszcza jeśli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego, a w Państwa opinii nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Przy czym należy zaznaczyć, że skorzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych nie jest konieczne aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego.
Jak można dokonać zgłoszenia zewnętrznego?
Dyrektor Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej poleceniem służbowym powołał pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów oraz, w przypadku jego nieobecności, zastępcę pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów, którzy upoważnieni są do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz komunikacji z sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej.
Funkcję pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów pełni pani Maja Miesztalska.
Funkcję zastępcy pełnomocnika ds. zgłoszeń sygnalistów pełni pani Monika Stępień-Jum’a.
Tel. 22 37 68 507
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane pisemnie w formie dokumentowej, za pośrednictwem udostępnionych kanałów zgłaszania:
- w postaci papierowej – na adres korespondencyjny Centrum: ul. Grzybowska 80/82, 00-844 Warszawa, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów”
- pisemnie w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej: sygnalista@mcps.com.pl
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zostać dokonane na formularz:
Na wniosek sygnalisty, wniesiony za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej: sygnalista@mcps.com.pl, zgłoszenie może być dokonane ustnie podczas bezpośredniego spotkania z pełnomocnikiem ds. zgłoszeń sygnalistów zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez pełnomocnika. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez sygnalistę zgłoszeniu nie nadaje się dalszego biegu.
UWAGA: wymagane jest podanie przez sygnalistę imienia i nazwiska, zgłoszeniom anonimowym nie nadaje się bowiem dalszego biegu i pozostawia się je bez rozpoznania.
Jakie są warunki objęcia sygnalisty ochroną?
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa. Wobec sygnalisty, osób z nim powiązanych lub pomagających w dokonaniu zgłoszenia nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Sygnalista może żądać wydania zaświadczenia o podleganiu ochronie tego rodzaju.
UWAGA: wniosek w tym zakresie należy złożyć wykorzystując adres poczty elektronicznej: sygnalista@mcps.com.pl.
Sygnaliście zapewnia się ochronę przed działaniami odwetowymi poprzez m.in. poszanowanie zasady poufności tożsamości, ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie dla osób upoważnionych, gromadzenie oświadczeń o obowiązku zachowania poufności osób biorących udział w wyjaśnianiu zgłoszenia zewnętrznego i wyciąganie odpowiedzialności pracowniczej w stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Zadania związane z obsługą zgłoszeń zewnętrznych realizuje pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów na podstawie pisemnego upoważnienia Dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej. Procedowanie zgłoszeń, w tym przetwarzanie danych osobowych, w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego, odbywa się z zachowaniem należytej staranności, w sposób zapewniający integralność i ochronę tych danych.
Jakie są etapy procedowania zgłoszenia zewnętrznego?
Po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów dokonuje rejestracji zgłoszenia w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, a następnie wstępnej weryfikacji zgłoszenia, tj. ustala czy stanowi ono informację o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów oraz czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej.
W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy, pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów informuje o tym sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów przekazuje zgłoszenie do właściwego organu oraz informuje o tym sygnalistę.
Zgłoszenie zewnętrzne, które stanowi informację o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów i do którego rozpatrzenia jest właściwe Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej podlega rozpatrzeniu. Pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów niezwłocznie informuje sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia celem rozpatrzenia, pod warunkiem podania przez niego danych do kontaktu, chyba że sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie, lub istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
Działania następcze
Pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów w ramach rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego ocenia prawdziwość informacji w nim zawartych na podstawie posiadanych dowodów. Po przeprowadzeniu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów sporządza informację z oceny zgłoszenia zewnętrznego i przekazuje ją Dyrektorowi Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej. Informacja zawiera w szczególności ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz rekomendowane dalsze działania następcze.
UWAGA: W toku procedowania zgłoszenia, możliwe jest również wystąpienie do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – o ile nie zagraża to ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Powyższe następuje pod warunkiem podania przez sygnalistę danych do kontaktu. Przesłanie żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji przez sygnalistę jest dobrowolne, a sygnalista może się temu sprzeciwić.
Przez dalsze działania następcze należy rozumieć działania podjęte przez Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcia procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa.
Termin przekazania sygnaliście informacji zwrotnej
Pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna zawiera informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań oraz informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia.
Ochrona danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z dokonywaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej z siedzibą: ul. Grzybowska 80/82 w Warszawie (00-844). Dane osobowe sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, a także osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. W przypadkach nieuregulowanych ww. ustawą stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, z wyłączeniem sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczym, lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, powiadamia się sygnalistę, przesyłając uzasadnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Dane osobowe są przetwarzane w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż w terminie 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty – klauzula informacyjna
Środki ochrony prawnej i procedury chroniące sygnalistę przed działaniami odwetowymi
Uniemożliwianie lub istotne utrudnianie sygnaliście dokonania zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, stosowanie w związku z powyższym przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu wobec innej osoby, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Podejmowanie ww. działań w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Ujawnianie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą wbrew przepisom ustawy o ochronie sygnalistów, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
PAMIĘTAJ:
Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Dokonanie zgłoszenia, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Pełnomocnik ds. zgłoszeń sygnalistów nie udziela poufnych porad dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Porad w zakresie praw i środków ochrony prawnej sygnalistów i innych osób przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne udziela Zespół do spraw sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Formularz umożliwiający uzyskanie porady we wskazanym wyżej zakresie jest dostępny na stroni internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez organy publiczne i Rzecznika Praw Obywatelskich.
Rzecznik Praw Obywatelskich co do zasady nie rozpatruje zgłoszeń zewnętrznych, a jedynie dokonuje ich wstępnej weryfikacji. Weryfikacja polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po zweryfikowaniu zgłoszenia RPO przekazuje je do właściwego organu w celu rozpatrzenia i podjęcia działań następczych. Rzecznik samodzielnie rozpatruje jedynie zgłoszenia dotyczące naruszenia konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela przez organy władzy publicznej. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy żaden inny organ nie jest właściwy do rozpatrzenia takiego zgłoszenia.
Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
Adres: ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa
Infolinia RPO przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: 22 20 98 499
Formularz zgłoszeń zewnętrznych: link do strony RPO
Formularz wniosku o udzielenie porady: link do strony RPO
Dokumenty do pobrania: